华中科技大学核工程与核技术系电子邮件礼仪规范
2016年7月试用版
本礼仪也部分适用于普通信函、手机短信、即时通讯等。
一、关于主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1．一定避免空白标题
2．标题要简短，不宜冗长，避免让用…才能显示完你的标题
3. 标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”
4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是避免随便就用“紧急”之类的字眼。
6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，避免RE RE一串。
二、关于称呼与问候
1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的响应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL、各位，等。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理,x老师”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，避免谁都用个“Dear xxx”。
2． Email开头结尾最好要有问候、致谢语
最简单的开头写一个“Hey”，中文的写个“你好/您好”；结尾常见的写个Best Regards。
中文的写”非常感谢/祝您顺利/夏安”之类的也可以。
三、电子邮件正文
1. Email正文要简明扼要，行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，避免出现让人晦涩难懂的语句。最好避免让人家拉滚动条才能看完你的邮件。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。避免出现命令式语气，任何希望对方完成的事项，或者建议，都应加上，“”如果可能/如果合适/如果方便,烦请/敬请…”
3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。避免过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息
避免动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8. 避免使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较随意。
Business Email慎用表情。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
四、附件
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件应按有意义的名字命名，
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个档
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
五、语言的选择和汉字编码
1. 在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其它国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其它地区可能显示成为乱码。
2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请避免自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也避免老土的用中文回复。
3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。
4. 选择便于阅度的字号和字体
中文用宋体或新宋体，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
六、结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但避免为你的朋友设计这样的工作。
1. 签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名文件是必要的。签名文件可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2. 避免只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以设置多个签名档，灵活调用。
3. 签名文件文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
3. 正式邮件，尽量是使用单位正式邮箱，避免使用QQ邮箱、163邮箱等。
七、回复技巧
1.及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般避免超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”。避免让对方等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3. 回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是不礼貌的。凑够10个字，显示出你的尊重。
4. 避免就同一问题多次回复讨论，避免盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其它方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5．要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了，如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all回复全部，让大家都知道；避免让对方帮你完成这件事情 。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，避免当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。避免向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前，要三思而行！
6. 主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
八、正确使用发送，抄送，密送
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）
1． To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2． 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
3． 而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。
4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
5．只给需要信息的人发送邮件，避免占用他人的资源
6、转发邮件要突出信息
在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，避免把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。
重要守则：
对于任何重要的电子邮件，点击发送Send 之前先点击保存 Save。等待一些时间后，再次浏览确认后发送。
