华中科技大学核工程与核技术系文件命名、存储及通知发送规范
2016年7月试用版
1 目的
建立文档、文件命名、编号、存储以及通知发送规范，便于文件的识别、追溯和控制，以及文件传输交流、工作沟通中的流畅运作。
2 使用范围
适用于文件的编号管理和控制：
a) 技术类文件：是指在科研、教学、协议、对外交流、内部交流等各个环节中的各类文件和资料。
b) 其他文件：包括规章制度、管理文件、合同协议、传真、电子邮件等；
3 编号办法
3.1 单位名称及项目名称约定:
单位全称为：华中科技大学能源与动力工程学院核工程与核技术系
英文名称为Nuclear Engineering and Technology Department, School of Energy and Power Engineering, Huazhong University of Science and Technology
需要简洁时，可略去学院名称。
简称：NETD （in HUST）
课题组全称：热工水力与安全分析课题组
Thermal-Hydraulics and Safety Analysis Research Group
实验室全称：热工水力与安全分析实验室
Laboratory of Thermal-Hydraulics and Safety Analysis
计算中心全称：先进核能系统分析与计算中心
Advanced Nuclear System Analysis and Computation Center
3.2 日期表示
格式：yyyy-mm-dd 或 yyyymmdd
yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。
mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。
dd: 用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。
例如：
2003-10-27 或 20031027 表示（2003年10月27日）
不需详细日期的文件，可以仅用年度或者年度加月份表示，如2016或201607
3.3 文件版本编号
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：
起草版本的编号为V0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。
版本编号不断变化为：V1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为V2.0，2.1, 2.2 等。
3.4 文件命名
格式：一般采取文件名称-编号-作者-日期-V版本号的格式。如果属于个人提交的文件，或对他人传送的文件进行修改或审阅后返回，应该在文件名中加入自己的姓名。
例如：
Aptplot训练作业1-杨晔-20160722.doc
本科毕业设计报告-董世昌-20160722.docx
核能分析程序安装使用综合指南V1.0.doc
如对校外发送的文件，一般考虑在文件名称前加上前缀，较正式的公文，可以省略作者名。
如：
华中科技大学第四代核电先导项目投标书-20160722.docx
在进行电子邮件发送、文件传输时，如果文件总数目在3个或以下，不要使用压缩文档。4个或以上，可以使用压缩文档。
在国内交流的文件，一般应使用中文命名。
对国外或外宾交流的文件，应使用外文命名。
对于科技文献的命名，应仅用文献题目本身全名并适用First Character of Each Non-trivial Word is Uppercase原则：
Overview of Filtered Containment Venting in China.doc
压水堆核电厂安全壳过滤排放系统卸压策略分析.pdf
文件如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件名后增加-附件编号。
如：
Aptplot训练作业1-杨晔-20160722-附件1.doc
电子邮件主题命名原则同文件名，应充分展示邮件的主要内容。
如：
学术报告-香港科技大学赵吉运教授-2016年7月22日（周五）下午3:00 西四楼306
关于电子邮件的相关礼仪见附件。
3.5 文件及资料存储原则
对于重要文件的存储、保存，应给予充分重视。采用双备份原则。可以采取相应方案：
²避免资料、文件仅存储于单一介质的情况。
²使用服务稳定的网盘如Onedrive或电子邮箱等
²本机硬盘+移动硬盘双备份。
²定期整理使用网盘或者移动硬盘来整理并备份所有资料
²对资料要进行分类并应用多层次文件夹保存。
²对重要的纸质原始文档，例如证书、合同原件、身份证明、发票、登机牌等，均应拍照或扫描进行电子化存储。
²对准备进行幻灯片演示或展示的文档，均应在拷贝入移动硬盘后打开确认拷贝无误。
²在移动硬盘上，或者文件夹中应标注自己的联系方式以备丢失后寻找。
3.6 通知、消息传达方式
按照紧急程度，可采用如下方式
²需要立即得到反馈的紧急通知应直接拨打手机
²较紧急通知采用手机短信+等候15分钟，如无回复则拨打手机
²一般紧急通知可用手机短信
²较重要但不紧急的通知、带有文件附件的通知可以采用电子邮件
²一般通知可以采用QQ讯息（非正式）
通知人应确保被通知人收到消息。
被通知人应尽量于第一时间回复短信、邮件、讯息表示确认或给出反馈。
